Kto, jak i kiedy wystawia faktury, czyli wszystko co musisz wiedzieć o fakturowaniu

Decydując się na założenie działalności gospodarczej, musisz nauczyć się wielu rzeczy. Jedną z nich jest fakturowanie. Nie jest to zbyt skomplikowane, ale trzeba znać kilka podstawowych zasad, żeby nie popełnić błędu, który może skończyć się karą Urzędu Skarbowego. Na szczęście istnieje wiele programów wspierających wystawianie faktur, co znacznie ułatwia pracę. Szczególnie polecane za łatwość obsługi są aplikacje firmy MEGA-TECH.

Kto ma obowiązek wystawiania faktur?

Jeszcze do niedawna faktury wystawiali tylko VATowcy, natomiast firmom zwolnionym z VAT do dokumentowania sprzedaży służyły rachunki. Jednakże od 2014 roku nie-VATowcy również mogą wystawiać faktury, a na żądanie nabywcy nawet mają taki obowiązek. Przedsiębiorcy posiadający kasę lub drukarkę fiskalną mogą także wystawiać paragony fiskalne. Program Faktura Small Business HANDEL pozwala na wystawianie różnego rodzaju faktur zarówno przez VATowców, jak i firmy zwolnione z VAT.

Co musi zawierać faktura?

Wystawiając fakturę musimy pamiętać o jej obowiązkowych elementach. Zaliczają się do nich:

• tytuł „Faktura”,
• numer kolejny faktury,
• datę wystawienia i zakończenia dostawy/usługi,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
• nazwę, ilość i jednostkę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• kwoty rabatów,
• łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na fakturze dobrze jest zawrzeć:

• formę i termin płatności,
• numer konta bankowego w przypadku faktur przelewowych.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Według ustawy, na wystawienie faktury mamy czas do 15. Dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jednakże dobrze jest wystawiać faktury jak najwcześniej, żeby jak najszybciej ściągnąć należności od nabywców.

Co jeszcze powinniśmy wiedzieć o fakturowaniu?

• Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach (jeden dla klienta, drugi dla nas).
• Fakturę można dostarczyć mailem, ale tylko jeśli nabywca wyraża na to zgodę. W innym przypadku należy wysłać ją pocztą lub dostarczyć osobiście.
• Faktura nie wymaga już podpisu wystawiającego.

W celu automatyzacji procesu fakturowania warto skorzystać z napisanych specjalnie do tego celu aplikacji. Programy do faktur MEGA-TECH pozwalają zaoszczędzisz czasu i ułatwiają proces wystawiania faktur.