Ta strona używa plików cookie w celu usprawnienia i ułatwienia dostępu do serwisu oraz prowadzenia danych statystycznych. Dalsze korzystanie z tej witryny oznacza akceptację tego stanu rzeczy.
Polityka Prywatności
Jak wyłączyć cookies?   
ROZUMIEM

Po co stosuje się fakturę pro forma?

  • Napisane przez  Artykuł partnera
Po co stosuje się fakturę pro forma?

Podmioty polskiej gospodarki codziennie używają różnych dokumentów, dzięki którym możliwa jest sprzedaż i kupno towarów i usług. Jednym z nich są faktury pro forma wykorzystywane między innymi przez freelancerów, osoby samozatrudnione, jak również małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Kiedy się je stosuje i dlaczego warto z nich korzystać? Czy dobre oprogramowanie do faktur wystarczy, a w dokumentach zapanował porządek?

Pro forma - co to znaczy?

Pro forma to określenie pochodzące z języka łacińskiego, które można przetłumaczyć jako "ze względu na formę" lub "dla pozorów". W kontekście prawnym i praktycznym pro formy są stosowane jako faktury przedwstępne, które określają konkretne czynności i założenia konieczne do wykonania, aby spełnić wymagania formalne czy zanotować pewne zdarzenia. Trzeba mieć jednak świadomość, że faktury pro forma nie są dokumentem księgowym. Nie stanowią podstawy do wniesienie opłaty za towary lub usługi, a także nie są dowodem zrealizowanej transakcji. Pro forma może stanowić wstęp i zapowiedź tego, jak będzie wyglądać wiążąca faktura.

Czym są faktury pro forma?

Faktura pro forma to określenie, które często spotyka się w języku biznesowym czy nomenklaturze prawnej. Faktura pro forma przypomina tradycyjną fakturę. Jej schemat może nawet wyglądać identycznie, z tą różnicą, że nagłówek dokumentu to "faktura pro forma". Przyjęło się, że jest to potwierdzenie i dowód zawarcia umowy. Nie jest jednak jednoznaczna z powstaniem skutków księgowo-podatkowych. Wysłanie faktury pro forma może być wezwaniem do zapłaty, poinformowaniem o kosztach transakcji za towary lub usługi lub być tylko zapowiedzią wysłanej w niedługim czasie faktury.

Kiedy stosuje się faktury pro forma?

Zastosowanie faktur pro forma ma duże znaczenie w kontekście omawiania transakcji. Jest to bardzo wygodna forma dokumentacji, ponieważ zawiera te same informacje co zwykła faktura. Daje jednak duże możliwości księgowania wpłat. Pro formy nie można wystawić w momencie, gdy zostanie już wpłacona przedpłata lub całość opłaty za przedmiot transakcji. Faktury pro forma są stosowane często w pracy freelancerów. Ich zastosowanie ma jednak największe znaczenie w handlu zarówno towarów, jak i usług.

Co powinna zawierać faktura pro forma?

  • data i miejsce wystawienia,
  • dane kontrahentów,
  • nazwę towarów/usług, które są przedmiotem transakcji,
  • wartości kwot netto i brutto opisane także słownie,
  • uwzględnione rabaty,
  • stawki podatku VAT,
  • termin wniesienia opłaty,
  • data realizacji dostarczenia towaru lub realizacji usługi.

Zalety stosowania faktury proforma

Jeszcze raz warto podkreślić, że faktura pro forma nie jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług. Jest jednak dokumentem, który przypomina fakturę i można go traktować jako ofertę zawarcia umowy. Warto je wystawiać, ponieważ można w ten sposób w prosty sposób:

  • poinformować nabywcę o cenie i ilości towarów (lub usług),
  • przekazać szczegóły dotyczące umowy,
  • wskazać termin wywiązania się z płatności.

Dzięki wystawianiu faktur pro forma łatwo ustalić regulacje między kontrahentami. Brak obowiązku podatkowego, z którego zwolnione się faktury pro forma to duży atut. Wystawiając fakturę pro forma nie ma obowiązku odprowadzać podatku VAT ani podatku dochodowego. Można jednak używać jej jako narzędzie do przygotowywania umów, kontroli opłat, wydatków, kosztów, a także do nieformalnych przypomnieniach o konieczności uiszczenia opłat lub dostarczenia towarów lub wykonania usług.

Po co stosuje się fakturę pro forma?

Polecane programy ułatwiające wystawianie faktur pro forma

Polskie przepisy prawa nie wymagają wystawiania faktury pro forma, a więc i nie regulują tego, jak powinna wyglądać. Jej wystawienie to czynność dobrowolna, na którą decyduje się jednak wielu przedsiębiorców. Brak obowiązku nie umniejsza roli, jaką pełnią faktury pro forma w sprzedaży towarów i usług. W związku z tym, że brak określonych wymagań przyjmuje się, że faktura pro forma powinna wyglądać niemal identycznie jak faktura. Przyzwyczajeni do tej formy przedsiębiorcy, którzy liczą się ze swoimi kontrahentami, powinni więc unikać wystawienia faktury pro forma na zwykłej kartce papieru czy używając druków akcydensowych. W tej sytuacji lepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie do faktur Melpe, ponieważ zostało stworzone z myślą o fakturowaniu. Co więcej, najlepsze programy poza możliwością wystawiania faktury pro forma umożliwiają kompleksowe zadbanie o dokumentację. Jednym z nich jest Melpe.pl.

Proces wystawiania proformy - krok po kroku

1. Wprowadź dane do aplikacji, które pozwolą na identyfikację dokumentu:

a) numer pro formy,

b) datę wystawienia i ewentualnej sprzedaży,

c) strony transakcji,

d) dane sprzedawcy,

e) dane nabywcy.

2. Stwórz zestawienie proponowanych towarów lub usług:

a) wpisz nazwę towarów lub usług,

b) uzupełnij ilości i jednostki (opis),

c) podaj ceny netto,

d) wskaż stawkę VAT,

e) podaj ceny brutto.

3. Oblicz wartość wszystkich stawek i kwot podatków (netto i brutto).

4. Zakończ podsumowanie wartością zapisaną cyframi i słownie.

5. Umieść informacje o proponowanym terminie i sposobie zapłaty.

6. Ustal sposób wykonania dostawy lub odbioru towarów/usług.

7. Dodaj dodatkowe informacje (opcjonalnie).

Dodatkowe informacje

  • .:
Powrót na górę

Moje konto

Współpracujemy

           

Zostań promotorem

Więcej