Ostateczne wezwanie do zapłaty – wysyłać czy nie?

Wezwanie do zapłaty to pismo lub wiadomość wysłana do nierzetelnego kontrahenta lub konsumenta, w którym wierzyciel (tj. my) wzywamy dłużnika (tj. dłużnika), do uregulowania zaległej płatności w wyznaczonym terminie. Ostateczne wezwanie do zapłaty jest dobrym sposobem na nakłonienie dłużnika do zapłaty zaległych faktur. Poniżej omówimy dlaczego tak jest oraz przedstawimy wszystkie najważniejsze informacje dotyczące przedsądowego wezwania do zapłaty.

Ostateczne wezwanie do zapłaty vs. Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Zanim przejdziemy do omówienia samego dokumentu (wzór dokumentu wezwanie do zapłaty pobrać można ze strony Biura rachunkowego JOTPEK w Lubaniu - https://jotpek.pl), spróbujemy rozstrzygnąć wątpliwości dotyczące nazewnictwa. Czy powinniśmy mówić o przedsądowym wezwaniu do zapłaty czy też ostatecznym wezwaniu do zapłaty? Jakie są między nimi różnice? „Nie ma żadnych” – argumentuje Jadwiga Tycholiz z biura rachunkowego JOTPEK w Lubaniu – „z punktu widzenia późniejszego postępowania sądowego, nie ma znaczenia czy nazwiemy dokument przedsądowe czy też ostateczne wezwanie do zapłaty; z punktu widzenia dowodowego, nazwa samego dokumentu nie ma znaczniejsze, o wiele ważniejsza jest jego zawartość” – kontynuuje. Stosowana nazwa (przedsądowe lub ostateczne) ma na celu wskazanie dłużnikowi, że jest to nasza ostatnia próba polubownego rozwiązania sporu. Jeśli dłużnik nie ustosunkuje się do naszej ostatecznej polubownej prośby, nie pozostanie nam nic innego jak skierować sprawę na drogę sądową (stąd stosowana nazwa „przedsądowe”).

Co powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty

Co może wydać się ciekawe, definicji przedsądowego wezwania do zapłaty nie znajdziemy w żadnym akcie prawnym. Regulacje prawne określają natomiast co taki dokument powinien zawierać. Każde wezwanie do zapłaty powinno być sporządzone w formie pisemnej i zawierać dane identyfikujące dłużnika oraz wierzytelność. W praktyce oznacza to, że każde przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

• Datę sporządzenia wezwania,
• Wskazanie osoby wierzyciela,
• Tytuł, z którego wynika zobowiązanie (np. umowa, faktura),
• Określenie kwoty długu wraz z odsetkami,
• Określenie wyznaczonego terminu i sposobu zapłaty długu,
• Wskazanie dalszych kroków, jeśli dług nie zostanie uregulowany (np. wystawienie długu na giełdę długów, skierowanie sprawy do sądu),
• Podpis wierzyciela.

Do przedsądowego wezwania do zapłaty można także dołączyć kserokopię umowy i/lub faktury, które są podstawą naszego roszczenia wskazanego w ostatecznym wezwaniu do zapłaty.

Czy warto wysyłać ostateczne wezwanie do zapłaty, jeśli wiemy, że dłużnik i tak nie zapłaci?

Często stoimy przed dylematem jaki jest sens wysyłania ostatecznego wezwania do zapłaty, jeśli wiemy, że dłużnik i tak nie zapłaci? „Nawet jeśli wiemy, że dłużnik nie zapłaci, ostateczne wezwanie do zapłaty należy do niego wysłać, bowiem potwierdzenie jego nadania będzie potrzebne w postępowaniu sądowym” – wskazuje Jadwiga Tycholiz z biura rachunkowego JOTPEK z Lubania.

Wysłanie wezwania do zapłaty pozwala także uniknąć obowiązku zwrotu kosztów procesu dłużnikowi. Jeśli bowiem dłużnik nie da powodu do wytoczenia procesu oraz uzna przy pierwszej czynności żądanie pozwu, to – pomimo przegranej sprawy – należy mu się zwrot kosztów postępowania sądowego. Wysyłanie ostatecznego wezwania do zapłaty, na które dłużnik nie odpowie, jest wystarczającym powodem, do wytoczenia sprawy sądowej.

Podsumowując, przedsądowe wezwanie do zapłaty stanowi przydatne narzędzie w odzyskiwaniu długu od nierzetelnych partnerów biznesowych czy też konsumentów. Należy pamiętać, aby wysyłane ostateczne wezwanie do zapłaty zawierało wszystkie niezbędne elementy oraz zostało wysłane przesyłką rejestrowaną, tak aby można było dowieść jego wysłanie. Wezwanie do zapłaty należy wysłać nawet wtedy, gdy wiemy że dłużnik i tak nie zapłaci – w takim przypadku, wysyłane przez nas wezwanie do zapłaty stanowić będzie w sądzie dowód na podjętą przez nas próbę polubownego rozstrzygnięcia sprawy. Wysłanie wezwanie do zapłaty, da nam także podstawę do publicznego ujawnienia długu na giełdzie długów i/lub w krajowym rejestrze dłużników.